مطلب جدید .متشکرم .بازهم مطالبتان را بفرستید.
ابو حسین
بخش اول
(نقدی بر دستور تشکیل ستاد راهبری سازمان الکترونیک از سوی دکتر دهقان)
در بسیاری از مواقع مدیران ، مطالب پیش فرض را آنقدر مسلم و جزء واقعیات جلوه می دهند که نیاز به تجزیه و تحلیل آن امری پوچ و بیهوده به نظر می رسد و به این ترتیب با آدرس اشتباهی که به مخاطب می دهند ، او را بدنبال مسائل ثانویه می فرستند . نمونه اش همین ستاد راهبری است که در مقدمه دستور تشکیل آن، دکتر دهقان استقرار سازمان الکترونیک در بنیاد را امری مسلم دانسته و لزوم بهره برداری از کلیه ظرفیتهای ایجاد شده در حوزه ارائه خدمات الکترونیکی را برای مرحله دوم لازم دانسته اند. حالا ما فرض را بر این می گیریم که این مطلب درست باشد اما سوالاتی از این نمونه را چه کنیم؟
1. استفاده از ظرفیتهای وسایل اطلاعاتی و ارتباطی نوین می باید منجر به کاهش هزینه ، کاهش زمان ، تسریع در ارتباطات ، کاهش مسافرتهای شهری و بین شهری ، سهولت در کارها ، تکریم ارباب و رجوع و رضایت مندی جامعه هدف شود. بنابراین کدام یک از این فاکتورها تحقق یافته و با چه معیار و شاخصی می توان این ادعا را مطرح نمود؟
توضیحاً: سازمان هنوز نتوانسته به باز مهندسی فرآیندها و در نتیجه به معماری سازمانی دست یافته و بر اساس تاکتیک برون سپاری به هزینه ها و منابع خود مدیریت کند.
2. استقرار سازمان الکترونیک به معنی وجود نرم افزار ، سخت افزار و کارشناسان مربوطه برای بکارگیری ، نگهداری ، تولید و به روز رسانی است . درحالی که در سازمان، این مهم در حال انجام بود و حالا با فرآیندهای جدید ، واحد متولی متلاشی ، فعالیتها در واحدهای دیگر پراکنده و برخی نیز قرار است برون سپاری شود که هیچکدام به لطف خدا هنوز انجام نشده. پس کدام استقرار و کدام سازمان الکترونیک منظور و مراد دکتر دهقان است؟
توضیحاً: سازمان هنوز در تهیه نرم افزارها و سخت افزارهای مورد نیاز فرآیندهای جدید عاجز است .
3. آقای دکتر دهقان می فرمایند "با الکترونیکی نمودن پرونده های ایثارگران و به روز نگهداری آنها امکان دسترسی سریع و دقیق به اطلاعات ایثارگران مهیا شده" آیا فکر نمی کنند باید یک روزی به منابع اطلاعاتی خود در زمینه مسائل سازمانی شک کرده و در آنها تجدید نظر کنند و بپرسند اگر اینگونه است ، چرا در مراجعه ایثارگران به استانها و دفاتر مناطق تهران و یا کمیسیون پزشکی به آنها گفته می شود " پرونده برای ثبت الکترونیک رفته و در حال حاضر امکان هیچ کاری وجود ندارد"؟
توضیحاً: بر اساس آخرین اخبار رسیده، کمیسیون پزشکی حتی برای امور بسیار ساده هم جواب گو نیست و بنیاد استانها نیز امکانات الکترونیکی کردن پرونده ها را ندارند و کار به کندی پیش می رود و طرح هنوز به پایان نرسیده است.
4. ایشان می فرمایند" کارکنان .....با مهارتهای لازم برای ورود به فضای جدید با شرکت در طرح آموزشی – فرهنگی مبین آشنا شده اند." اگر طرح مبین موفق بوده و کارکنان آماده هستند پس بفرمایند خود شان چقدر آموزش دیده و آیا تمامی مکاتبات سازمانی را از طریق سیستم انجام می دهند و یا ایشان و مدیران شان هنوز روزانه مقادیر زیادی کاغذ مصرف می کنند و اگر نامه الکترونیکی هم برسد باید آن را پرینت بگیرند تا رئیس و مدیران، آن را پاراف کرده و دستور لازم را بدهند زیرا دستور گیرنده نیز فقط با سند مکتوب حاضر است کار کند و از سوی دیگر حجم مکاتبات خروجی از دبیرخانه ها و مستندات روی میز کارکنان را چگونه توجیه می فرمایند؟
توضیحاً: با وجود استقرار اتوماسیون در بنیاد ، هنوز هم برای یک مکاتبه ساده باید از کاغذ استفاده کرد زیرا به اسناد الکترونیک اعتبار داده نشده و فرهنگ سازی لازم نیز برای استفاده از سیستم الکترونیک انجام نشده.
5. اگر مرکز هاتف زمینه شفاف سازی را انجام میدهد ، پس روابط عمومی که ذاتاً وظیفه اطلاع رسانی و تعامل دو سویه بین سازمانی و خارج سازمانی را برعهده دارد به چه کاری مشغول است؟
توضیحاً: حدود هفتاد الی هشتاد سال است که فلسفه روابط عمومی ها تعریف شده و غیر از ایران که روابط عمومی توجیه گر مدیریت و تصمیمات اوست در سایر کشورها و سازمانهای پیشرو روابط عمومی ها علاوه بر نقش اطلاع رسانی به فرهنگ سازی و مهندسی فرهنگ سازمانی نیز می پردازند و با داشتن مراکز تحقیقی و پژوهشی ضمن بهره گیری از تجارب موفق سازمانها ، خود به تحقیق در خصوص وضعیت مخاطبین سازمانی و جامعه هدف پرداخته و منشأ حرکتهای نوین در زمینه مخاطب شناسی و عادات مطالعاتی هستند. مرکز هاتف یا به قول ایشان "پیش خوان سازمان" قرار بوده که ضمن هدایت ارباب رجوع به مسیر پیگیری امور ، نقش پاسخ گویی را برعهده داشته باشد و به همین منظور از هر واحدی ، فردی به آن مأمور شد ولی با رشد بادکنکی و آوردن نیروهای بیرونی نه تنها به اهداف خود نرسید بلکه به دلیل تبلیغات مسموم سوء استفاده کنندگان و رانت خوران ، تبدیل به یک غول مشکل آفرین شد.
6. آیا محدودیت زمانی دلیل موجهی برای تشکیل ستاد راهبری سازمان الکترونیک است در حالیکه آقای دکتر دهقان، رئیس سازمان و رئیس شورای تحول و قائم مقام ایشان نیز رئیس ستاد استقرار فرآیندهای مطلوب است و با توضیحات بالا، اصلاً سازمان به وضعیت سازمان الکترونیک نرسیده است؟
توضیحاً: چنانچه سه فاکتور زمان ، هزینه و خروجی مورد انتظار را در تحلیل وضعیت گذشته و حال وارد کنیم ، به نظر نمی رسد فعالیتهای ایشان و قائم مقام شان از زمان تجمیع تا کنون کارنامه درخشان و قابل قبولی باشد زیرا وقت زیادی تلف شد ، هزینه بسیاری صرف شد و خروجی زیادی حاصل نشد تا آنجا که حتی جامعه هدف یعنی ایثارگران ( نیز در اعتراض به سیاستها و اعمال ایشان در یک حرکت نمادین) جلوی درب مجمع تشخیص مصلحت شعار استعفاء رئیس بنیاد را سر دادند و مانع از تصویب لایحه جامع ایثارگران دکتر دهقان و دوستان ایشان شدند و آنقدر فشار آوردند که لایحه به مجلس برگشت.
7. آیا این ستاد راهبری سازمان الکترونیک از بچه های خلف شورای نگهبان است که مأموریت مراقبت از رعایت سند چشم انداز در کلیه مراحل طراحی ، پیاده سازی و اجراء را به آن سپرده اند ؟
توضیحاً : سند چشم انداز قبلاً تدوین شده و نیازی به طراحی ندارد مگر آنکه منظور بازنگری باشد که قطعاً قبول دارند، تدوین چشم انداز و مأموریت های سازمان یک فعالیت فرا دستی است و نیاز به یک گروه کارشناسی دارد که در حال حاضر یکی دو نفر در سازمان بیشتر نیستند که از عهده این مهم بر می آیند و در مجموعه مدیران هم نیستند. از سوی دیگر مسؤولیت مراقبت از رعایت سند چشم انداز و پیاده سازی و استقرار با ریاست سازمان است که خود ایشان هستند پس چه نیازی است که وظیفه خود را دوباره برعهده بگیرند؟
