ب ) رهنمود ها :

-  ریاست سازمان در رهنمود های خود مسائلی را مطرح نموده از جمله اینکه فرموده اند" اگر در معاونتی  فرآیندی وجود دارد که متأثر از سایر فرآیندها باشد ، باید مشخص شود " و " پایش های فرآیندها باید در داخل آن ها دیده شود ". این بیانات به این مسئله اشاره دارد که نه تنها ماتریس ارتباط بین فرآیندهای یک معاونت بلکه ماتریس ارتباط و تأثیر هر فرایند بر فرآیندی دیگر و در واحد یا معاونت دیگر نیز باید مشخص شود تا از آثار سوء و تخریبی جلوگیری شود و همچنین یک فرایند مثل یک سیستم دیده شود که بازخورد دارد و قبل از ادامه مرحله بعدی ، بازخورد ها موجب اصلاح می شوند و نیازی نیست که یک فرایند تا به آخر طی شود و بعد متوجه شویم که با یک اشکال کوچک که قابل حل بوده ، متأسفانه کل فرایند دچار اشکال شده و تأثیر منفی بر دیگر فرآیندها هم گذاشته است.

با این فرمایشات و تحلیل آن به نظر می رسد ریاست سازمان به دو مشکل اساسی در استقرار فرآیندها آگاه است ولی سوالاتی نیز مطرح است از جمله :

• اگر این دو مشکل مرتفع نشود چه بلایی بر سر استقرار فرآیندهای مطلوب می آید ؟
• اگر مشکلات پیش بینی شده ، چرا بر طرف نمی شود ؟
• مسؤلیت برطرف نمودن این مشکلات با چه واحدی است ؟
• اهمال در برطرف کردن این مشکلات چه مجازاتی دارد ؟

پاسخ به این سؤالات نیز می تواند به این گونه باشد که :

1-   اگر این دو مشکل برطرف نشود ، نباید فرآیندهای جدید را مستقر کرد.

2- علت بر طرف نشدن مشکلات ، عدم همفکری و همدلی ریاست استقرار فرآیندها و ریاست مرکز نوسازی با ریاست سازمان و عدم اعتقاد به این مشکلات و پیش بینی های ریاست سازمان است.

3- مسئولیت نظارت برای برطرف نمودن این مشکلات با ریاست سازمان ( که احتمالاً به این باور رسیده) و مسئولیت اجرایی برطرف نمودن مشکلات با مرکز نوسازی و استقرار فرآیندها ی مطلوب است.

4-   و مجازات اهمال نیز پرداخت هزینه ها و اخراج می تواند باشد.

-  ریاست سازمان در رهنمود های خود می فرمایند " باید درک  و فهم درست از کار وجود داشته باشد " و " باید همزبانی و برداشت یکسان در عمل هم داشته باشیم " و "اتفاقاتی که در سازمان خواهد افتاد باید به پرسنل گفته شود " و برای رسیدن به آنها نیز راه هایی ارائه می کنند از جمله :1- کلاس بگذارید 2- استانداردهای محکم و قاطع وجود داشته باشد 3- مرزها باید خیلی دقیق باشد 4- نباید تلرانس را زیاد کنیم 5- همه جنبه های کار باید شفاف باشد. در تحلیل رهنمود ها و راههای رسیدن به آن به نظر می رسد ریاست سازمان به فرهنگ سازی و ایجاد بستر مناسب توجه دارند و فکر می کنند که آموزش تنها روش فرهنگ سازی است و از سوی دیگر مسائلی مانند استانداردهای محکم و قاطع و مرزهای خیلی دقیق نیز فاقد مبنای علمی و کارشناسی است  و شاید سوالات ذیل و پاسخ های آن به درک صحیح تر مطالب کمک کند.

1. اگر فرهنگ سازی به عنوان پیش درآمد و بستر سازی است ، چه اقداماتی در خصوص فرهنگ سازی برای طرحهای تحولی انجام شده است ؟

2.   مسؤول فرهنگ سازی کدام شخص یا واحدی است ؟

3. اگر تعیین شاخصها و معیارها برای هر فعالیتی ، گام نخست در طراحی ، مدل سازی ، اجراء ، ارزیابی  و اصلاح است برای  کدام طرح تحولی شاخص و معیار تهیه شده و بر اساس کدام استاندارد ؟

4. اگر شفاف سازی به معنی اطلاع رسانی در همه زمینه ها است ، در مورد فرایند کدام برون سپاری ، مبلغ قرارداد ، پیشرفت ، مشکلات و هزینه های اضافی آن اطلاع رسانی شده ؟

5.   مسئوول اطلاع رسانی کیست ؟

6.   از کدام رسانه برای اطلاع رسانی استفاده شده ؟

در پاسخ به سوالات باید گفت که :

·  طبق مصوبات شورای تحول هر مجری طرح تحولی ، خودش فرهنگ سازی را نیز باید انجام دهد ولی غیر از چند نشست در کردان برای مدیران و چند جلسه برای توجیه  باز مهندسی فرآیندها اقدام دیگری انجام نشده و هیچ یک از گامهای فرهنگ سازی و اصول و تاکتیک های آن صورت نگرفته است .

·   چون کار به غیر کاردان و کارشناس بخصوص از نوع خارج سازمانی سپرده شد و آنها نیز فکر می کردند شاخصهای علمی و شاید دانشگاهی کفایت می کند بنابراین به دنبال بومی سازی و انطباق شاخصها با نوع ساختار و اهداف سازمان نرفتند.

·  به نظر می رسد برای فرهنگ سازی ، می بایست از مجموع واحدها ، عوامل ، ابزار و وسایل سازمانی استفاده شود و غیر از پیمانکار که تئوریسین فرهنگ سازی است ، دیگر معاونین ، مدیران ، کارشناسان و سایر پرسنل نیز به نحوی در فرهنگ سازی نقش دارند . امّا در سازمانها به صورت سنتی فکر می کنند ، روابط عمومی و واحد آموزش مسؤول فرهنگ سازی هستند در حالیکه فرهنگ سازی تحولی یک طرح جامع با محوریت و مسؤولیت مرکز نوسازی و با عوامل اجرایی مثل روابط عمومی و واحد آموزش است. به عبارتی مسؤول شفاف سازی مسائل تحولی نیز هست و عدم فرهنگ سازی یا بیان شفاف اطلاعات نیز برعهده این واحد می باشد که تاکنون به هیچ یک از وظایف خود عمل ننموده و هیچ اطلاعاتی را از برون سپاری ها و مسائل مرتبط ، انتشار نداده است.                       

به امید ارائه تحلیل های علمی و کارشناسی تر

موفق باشید